Tietosuojaseloste

Tietosuoja taloyhtiössänne

25.5.2018

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä isännöitsijä Anitta Ruotsalaiseen.

Taloyhtiössänne kerätään henkilötietoja kolmeen eri käyttötarkoitukseen. Osakeluettelon pitäminen ja velvollisuus kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutostöistä (remonttirekisteri) perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin ja asukasluetteloa pidämme yllä, jotta saamme taloyhtiönne arjen pyörimään. Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja:

Osakeluettelo: omistajan etu- ja sukunimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus). Omistajan sisään- ja ulosmuuttopäivä sekä osakkeiden hallintaan liittyvät päivämäärät.

Remonttirekisteri: osakkaan etu- ja sukunimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Asukasluettelo: asukkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot. Asukkaan sisään- ja ulosmuuttopäivä.

Tallentava valvontakamera niissä yhtiöissä, missä kamera on.

Kerätyt henkilötiedot saamme yhtiömme osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintitoimistossamme tai sähköisissä palveluissa. Käytämme tietoja vastike- ja vuokravalvonnassa, kulutukseen perustuvien käyttömaksujen laskutuksessa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palveluiden järjestämisessä. Lisäksi joudumme luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietoihin on pääsy pääasiassa yhtiömme isännöintiyrityksellä ja pyydettäessä taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle omien tehtäviensä hoitamiseksi.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tallentavan valvontakameran henkilötietoja voivat tarkastella vain esitutkintaviranomaiset. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.

Taloyhtiömme varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa siirretään. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen.

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan oma henkilökunta suojatuilla työasemillaan, joihin pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille.

Yhteydenottolomakkeet www.aruco.fi -sivustolla on suojattu Googlen reCAPTCHA v3 -palvelulla. Käyttämällä www.aruco.fi -sivustolla olevia yhteydenottolomakkeita, hyväksyt Googlen palvelujen käyttöehdot sekä tietosuojaselosteen.